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Recrutement /// Chargé(e) de gestion administrative et financière

[RECRUTEMENT CLOS ]

L’Université de Montpellier recrute un(e) chargé(e) de gestion administrative et financière de l’I-SITE MUSE Montpellier Université d’Excellence

Le poste est ouvert par voie de recrutement contractuel (niveau ASI)

Contexte

L’Initiative MUSE labellisée I-SITE en février 2017 regroupe un consortium de 19 partenaires (6 000 scientifiques, 47 000 étudiants), piloté par l’Université de Montpellier (UM). Elle regroupe : 10 organismes Nationaux de Recherche (CNRS, Inserm, Irstea, Ifremer, BRGM, Cirad, IRD, CEA, Inra, Inria), 4 grandes écoles (MSA, ENSCM, ENSAM, EMA) ; 2 hôpitaux publics (CHU Montpellier, CHU Nîmes) : 1 hôpital privé (ICM) ; 1 organisation internationale (CIHEAM-IAMM).
Doté d’un budget annuel de 17 millions d’euros Muse a pour objectif de créer une université thématique de recherche intensive internationalement reconnue pour son impact dans les domaines de l’agriculture, de l’environnement et de la santé avec trois défis interdépendants :
1. promouvoir une agriculture innovante pour contribuer à la sécurité alimentaire et à la qualité d’environnement,
2. favoriser une transition vers une société respectueuse de l’environnement,
3. améliorer la santé humaine dans des environnements changeants.

Description du poste

Missions principales

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice administrative MUSE, vous serez en charge d’assurer le secrétariat, de participer au suivi du projet (engagement de dépenses, suivi du budget, instruction des conventions et leur suivi administratif et financier) et de participer à des projets transversaux.

Descriptifs des missions et activités :

  • Assistant de Direction
    Gestion du secrétariat de la directrice administrative MUSE (gestion de l’agenda, du courrier, des déplacements, des parapheurs…) ;
    Préparation des différentes réunions et des différentes instances de la Fondation MUSE (Conseil de Gestion, Conseil I-ISITE…), réalisation de convocations, de rapports, de relevés de décision… ;
    Coordonner les aspects logistiques (locaux, matériel, fournitures) de l’activité de l’I-SITE MUSE, notamment de manifestations (conférences, réunions…) ;
    Organisation et diffusion des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
  • Gestion administrative et financière
    Participation à la gestion administrative et financière de l’I-SITE MUSE ; Engagement des dépenses, des missions ;
    Assurer l’instruction et suivi des conventions de reversement en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
    Création de tableaux de bord et de suivi notamment financier ;
    Appui et participation à différents dossiers transversaux du projet MUSE (cartographie, suivi du projet, travaux d’identification des publications scientifiques, suivi des indicateurs…) ;
    Participation à l’élaboration des processus de gestion et des documents et à leur amélioration continue ;
    Lien avec les directions de l’Université de Montpellier ;
    Veille réglementaire liée aux PIA, benchmarking ;

Une expérience dans le déploiement d’un projet d’envergure est souhaitée.

Descriptif du profil recherché

Savoir
– Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement ;
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
– Bonne capacité rédactionnelle ;
– Mettre en oeuvre des procédures et des règles ;
Savoir-faire
– Excellente capacité de communication orale et écrite ;
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) ;
– Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…) ;
– Capacité d’organisation, polyvalence ;
– Aptitude à travailler en équipe ;
– Maîtrise de la communication en anglais ;
Savoir être
– Discrétion, sens de la confidentialité ;
– Bon relationnel, bonne présentation ;
– Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ;
– Autonomie, disponible, réactivité ;
– Bonne capacité de résistance au stress ;

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Hérault (34)
Lieu d’affectation (sans géolocalisation) : Montpellier

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Date de fin de dépôt des candidatures : 27/10/2017 à 12h
Cette fiche de poste est consultable et disponible jusqu’à la date de clôture des candidatures

Pour tout renseignement complémentaire

Sur l’organisation et les modalités du recrutement 

Direction des ressources humaines
T-0467143614
Contact

Sur le poste :
Magali Roubieu
Directrice administrative MUSE
Contact